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Une gestion électronique de documents pour Windows, complète et gratuite, qui ne se contente pas de ranger vos fichiers : elle vous aide à les retrouver et à les voir.

Une question de départ toute simple

Les logiciels de gestion électronique de documents (GED) existent pour cela. Mais en faisant le tour de l'offre, une réalité revient sans cesse : les GED complètes sont rarement gratuites, souvent proposées par abonnement, et les GED gratuites sont presque toujours limitées — nombre de documents plafonné, recherche réduite, fonctions avancées réservées à la version payante, ou données hébergées chez quelqu'un d'autre.

J'avais longtemps utilisé DEVONthink sur Mac, un outil remarquable qui n'existe pas sous Windows. Plutôt que de choisir entre « complet mais payant » et « gratuit mais bridé », j'ai pris une autre voie : construire, avec l'aide de l'intelligence artificielle, l'application que je cherchais, et y réunir toutes les fonctions qui me semblaient réellement utiles au quotidien.

C'est ainsi qu'est né Folium.

Folium en quelques mots

Folium est une gestion électronique de documents pour Windows. Elle rassemble en un seul endroit vos fichiers, vos courriels et vos photos, les rend retrouvables en quelques frappes, et vous aide à voir votre documentation plutôt qu'à seulement la ranger.

Trois principes ont guidé sa conception :

• Gratuit et sans limite artificielle. Toutes les fonctions sont disponibles, sans version « Pro » ni abonnement. Toutes les briques utilisées sont libres et sous licence permissive.
• Vos données restent chez vous. Pas de cloud imposé : la base et les fichiers sont sur votre ordinateur (ou sur votre NAS, si vous le choisissez).
• Une interface claire en trois volets : la navigation à gauche, les documents au centre, les détails à droite — sous une barre d'outils que chacun organise à sa façon.

Folium est utilisée au quotidien sur une base réelle de près de 10 000 documents (dont plus de 6 000 photos) : elle a été pensée pour rester fluide à ce volume.

Ce qui distingue Folium

Une GED sait importer, classer et rechercher. Folium le fait, mais propose aussi plusieurs approches qu'on trouve rarement réunies et pour certaines, rarement tout court.

1. Deux façons de voir la même base, en deux clics

La plupart des logiciels imposent un classement par dossiers. Or on cherche souvent un document par sa date : « c'était l'été 2023 ». Dans Folium, un clic droit sur la base, un choix, et toute l'arborescence bascule en vue chronologique année › mois, avec le nombre de documents de chaque période. Un autre clic, et l'on revient aux dossiers.

La date retenue n'est pas simplement celle de l'import : Folium prend la plus pertinente disponible date de prise de vue d'une photo, date de création d'une vidéo, date d'envoi d'un courriel, à défaut la date d'origine du fichier. Une photo de 2019 importée aujourd'hui se range donc bien en 2019.

2. Des cartes mentales générées automatiquement à partir de vos documents

Folium intègre un éditeur de cartes mentales complet (clavier, glisser-déposer, notes, liens, export FreeMind et PNG). Mais sa particularité est ailleurs : la carte de la base.

En un clic, Folium dessine une carte de toute votre documentation — dossiers (ou années et mois), étiquettes, échéances, statuts, types de fichiers — et la tient à jour d'elle-même au fil de vos modifications. Quelques idées qui la rendent vraiment utile :

• Les points chauds : chaque document reçoit une « température » selon ses échéances dépassées ou proches, son statut, sa lecture, ses modifications récentes. Les documents qui demandent votre attention ressortent dans une branche dédiée et s'illuminent sur la carte.
• Un document, un seul nœud : un document classé à plusieurs endroits n'est pas dupliqué. Il est placé là où il compte le plus, et les autres branches le désignent par un lien en pointillés.
• Des filtres par notation, étiquettes ou types de fichiers, conservés avec la carte.
• Une carte pour n'importe quel ensemble : un groupe intelligent, une recherche enregistrée, une plage de notation… devient sa propre carte en un clic.

3. Des nuages de mots pour comprendre ce que contient un ensemble de documents

Sur le même principe, Folium génère des nuages de mots à partir de toute la base, d'une recherche ou d'un groupe. Les mots sont pondérés par le nombre de documents qui les contiennent, en tenant compte du titre, du contenu, des étiquettes et des métadonnées. Et le nuage n'est pas qu'une image : un clic sur un mot affiche aussitôt les documents correspondants. C'est une manière très directe d'explorer un fonds documentaire qu'on connaît mal, ou de retrouver un sujet dont on a oublié le dossier.

4. Une intégration de documents qui travaille pour vous

Désignez un dossier Windows comme dossier d'importation automatique : tout ce que vous y déposez — fichiers ou dossiers entiers — entre dans Folium, est indexé, classé selon vos règles, puis l'original part à la corbeille de Windows.

Le soin apporté aux détails fait la différence :

• Folium attend que le dossier soit complètement calme (rien n'a bougé depuis quelques secondes, sous-dossiers compris) avant d'importer. Une copie longue ou un scanner encore en train d'écrire ne sont jamais pris à moitié.
• Si le dossier bouge en cours d'import, l'import se met en pause et reprend au calme.
• À l'inverse, un import manuel (fichiers choisis, glissés, ou dossier Windows entier) ne supprime jamais rien sur le disque. La règle est simple et sans surprise.
• Un import interrompu se reprend : les fichiers déjà présents ne sont pas réimportés.

À l'import, Folium lit le texte de chaque document : PDF, Word, Excel, PowerPoint, RTF, texte et code source, et reconnaissance de caractères (OCR) en français pour les images et les PDF numérisés. Les PDF numérisés à l'envers ou de travers sont même redressés automatiquement, l'original étant conservé comme première version.

5. Une messagerie filtrée à la source

Folium relève vos boîtes IMAP (Gmail, Orange, Free, SFR, Bouygues, La Poste, iCloud, Yahoo… sont préréglés) et transforme chaque courriel retenu en document : objet, expéditeur, destinataires et texte intégral deviennent cherchables.

Ce qui la distingue : la synchronisation filtrée par mots-clés. Plutôt que de rapatrier toute une boîte aux lettres et de trier ensuite, vous indiquez les mots qui comptent (« facture », « contrat », le nom d'un fournisseur…) et seuls les messages correspondants sont téléchargés. La base reste propre, la synchronisation légère. Les doublons sont écartés, et chaque relève reprend là où la précédente s'était arrêtée.

Folium sait aussi envoyer : un ou plusieurs documents partent en pièces jointes depuis votre compte, avec copie dans vos éléments envoyés.

6. Des dossiers qui se remplissent tout seuls

Les dossiers dynamiques reposent sur de véritables règles : si une condition est remplie, alors inclure (ou exclure) le document, sinon passer à la règle suivante. Les conditions se combinent (ET, OU, NON, groupes imbriqués) et portent sur à peu près tout : mots du contenu ou du titre (accents, majuscules et pluriels ignorés), expéditeur, type et taille de fichier, étiquette, dates (« les 30 derniers jours », « échéance dans la semaine »), statut, notation…

Les règles s'appliquent à l'import, à l'arrivée d'un courriel et à chaque modification. Un document ajouté à la main n'en est jamais retiré par une règle.

La même mécanique sert à la recherche avancée, dont chaque recherche peut être enregistrée, réutilisée sur n'importe quel dossier, ou transformée en dossier dynamique.

7. Étiquettes, notation et groupes intelligents

Pour organiser sans figer, Folium combine plusieurs outils complémentaires :

• des étiquettes colorées, en nombre libre, avec leur compteur de documents ;
• des labels de couleur à la manière du Finder, une notation de zéro à quatre étoiles, un statut (brouillon, validé, archivé) ;
• des échéances, avec alertes visuelles sur les dossiers concernés et une vue calendrier ;
• des objets cachés, pour écarter de la vue ce qui encombre sans le supprimer ;
• des groupes intelligents toujours à jour : non lus, ajoutés récemment, échéances de la semaine, historique, dernière importation, doublons (même contenu rangé à deux endroits), fichiers manquants, et vos propres groupes par plage de notation.

8. Voir les documents sans les ouvrir

Le volet de droite affiche un aperçu immédiat de presque tout : pages PDF (avec les mots recherchés surlignés dans la page), images, photos RAW (DNG, CR2), audio et vidéo, courriels, textes mis en forme, code source coloré.

Pour les photos et les vidéos, Folium relève et présente l'ensemble des métadonnées : appareil, objectif, réglages, date de prise de vue, position GPS (avec un lien vers la carte), informations des drones, durée, codecs, dimensions…

Les PDF peuvent être tournés directement depuis l'aperçu, en conservant l'historique des versions.

9. La sécurité sans complication

• Dossiers protégés par mot de passe, avec un chiffrement moderne (AES-256, RSA 3072). Particularité : on peut classer un document dans un dossier verrouillé sans en connaître le mot de passe.
• Versions de chaque document, coffre de fichiers dédoublonné par empreinte.
• Sauvegardes planifiées : base seule, miroir incrémental (seuls les nouveaux fichiers sont copiés, chaque copie est vérifiée), ou archive complète ; restauration contrôlée avant d'être appliquée.

10. Une interface qui s'adapte à vous

Barre d'outils entièrement personnalisable, avec la possibilité d'afficher le nom d'un bouton tant qu'on ne le connaît pas, puis de le masquer une fois appris ; sections de la barre latérale réordonnables et colorées ; zoom des vignettes mémorisé dossier par dossier ; vues icônes, liste, colonnes ou calendrier ; recherche plein texte instantanée, à la frappe, accents ignorés. Un éditeur intégré permet aussi de créer des textes mis en forme ou du code source sans quitter Folium.

Construite avec l'intelligence artificielle

Folium a été développée en dialogue avec une intelligence artificielle (Claude Code, d'Anthropic). Concrètement : je décrivais les besoins, les usages, les irritations du quotidien ; l'IA proposait, écrivait le code et les tests, et je validais chaque fonction à l'usage, sur mes propres documents.

Cette méthode a permis de soigner des aspects que l'on néglige souvent faute de temps : plus de 600 tests automatisés, des essais systématiques sur une copie des données plutôt que sur les originaux, et une attention constante à la fluidité sur de gros volumes. Elle prouve aussi qu'aujourd'hui, un utilisateur qui sait précisément ce qu'il veut peut obtenir un outil à sa mesure.

Pour qui ?

Folium s'adresse à celles et ceux qui veulent maîtriser leurs documents sans abonnement : indépendants, professions libérales, associations, petites structures, ou particuliers organisés qui gèrent factures, contrats, archives familiales et photothèque.

Pour être clair sur ce qu'elle est :

• Folium fonctionne sous Windows 10 et 11, en mono-poste (pas de serveur partagé entre plusieurs utilisateurs).
• Les anciens formats Office (.doc, .xls, .ppt) sont importés et prévisualisables, mais leur texte n'est pas indexé.
• Les comptes Microsoft 365 / Exchange Online, qui exigent une authentification OAuth, ne sont pas encore pris en charge par la messagerie.

Fiche technique

Système	Windows 10 / 11 (64 bits)
Installation	Installateur classique, exécutable autonome
Données	Locales (base SQLite et coffre de fichiers), déplaçables sur un autre disque ou un NAS
Recherche	Plein texte instantanée, OCR en français
Prix	Gratuit, sans version payante ni abonnement
Composants	Bibliothèques libres sous licences permissives (MIT, Apache, BSD, LGPL)

Jean-Luc FAISANS